Wie legt de bespuiting vast als een loonspuiter voor meerdere opdrachtgevers werkt?

Zodra een loonspuiter het land op gaat, ligt er een administratie bij twee partijen: bij hem en bij de teler op wiens perceel gespoten wordt. Wie wat vastlegt, wie wat bewaart en wat er in de werkbon hoort, is de vraag die op elk loonwerkbedrijf terugkomt. Hieronder staan de vragen die loonspuiters in de praktijk stellen, met een antwoord dat je meteen kunt gebruiken.

De regel zelf is kort. Wie gewasbeschermingsmiddelen professioneel toepast, moet een bewijs van vakbekwaamheid hebben en een administratie bijhouden van de toepassingen, met onder meer perceel, middel, dosering en datum. De NVWA houdt daarop toezicht.

Wat die korte regel betekent als het perceel niet van jou is, staat er niet bij. Daar gaat dit artikel over. Wat de regel op zichzelf vraagt, staat uitgewerkt in het overzicht van wat de administratieplicht gewasbescherming van je vraagt.

Vragen over wie wat vastlegt

Wie moet de bespuiting registreren, de loonspuiter of de teler?

De toepasser legt de toepassing vast. Ben jij degene die spuit, dan hoort de registratie van die toepassing bij jou thuis. Dat ontslaat de teler niet van zijn eigen administratie over wat er op zijn percelen gebeurt.

In de praktijk betekent dat: jij maakt de registratie compleet, en de teler krijgt hem. Niet in de vorm van "ik heb er iets aan gedaan", maar als een regel met perceel, middel, dosering en datum die hij in zijn eigen administratie kan opnemen.

Volstaat mijn werkbon als registratie voor de teler?

Alleen als er in staat wat de administratieplicht vraagt. Veel werkbonnen zijn geschreven om te factureren en niet om te registreren: ze noemen uren, hectares en een middelnaam, maar geen dosering per hectare en geen perceelaanduiding die een buitenstaander terugvindt.

Zorg dat je werkbon en je registratie dezelfde gegevens dragen. Dan hoeft niemand ze later naast elkaar te leggen om te zien of ze elkaar tegenspreken.

Wat als de teler het middel levert?

Dat verandert niets aan wie de toepassing vastlegt. Het maakt wel uit voor wat je noteert: neem de naam en het toelatingsnummer over van de verpakking die je op het erf krijgt, en niet van de lijst uit je eigen schuur.

Leg ook vast dat het middel door de opdrachtgever is aangeleverd. Bij een vraag achteraf over de herkomst van een partij scheelt dat een telefoonrondje.

Vragen over meerdere opdrachtgevers

Hoe houd ik de percelen van tien telers uit elkaar?

Door de opdrachtgever de bovenste laag te maken en het perceel de tweede. Elke registratie hangt aan een naam, en binnen die naam aan een perceel dat de teler zelf ook zo noemt.

Een enkele lijst met alle percelen door elkaar werkt tot ongeveer twee opdrachtgevers. Daarna verschijnen er drie percelen die "achter de dijk" heten en gaat het mis.

Krijgt elke opdrachtgever zijn eigen overzicht?

Dat hoort zo. Een teler heeft niets te maken met wat jij op het land van een ander hebt gedaan, en hij heeft alles nodig van wat er op zijn eigen percelen is gebeurd.

Praktisch betekent dat: per opdrachtgever een export, met alleen zijn percelen erin, in een vorm die hij kan opslaan. Levert dat overzicht na elke werkdag of aan het eind van elke week, niet pas in november.

Mag ik gegevens van de ene teler laten zien aan de andere?

Nee. Perceelgegevens en bespuitingen van een opdrachtgever zijn bedrijfsgegevens van die opdrachtgever. Ze horen niet in een overzicht dat bij een ander terechtkomt, ook niet als voorbeeld.

Gaat het daarbij ook om persoonsgegevens, bijvoorbeeld van medewerkers die de bespuiting uitvoerden, dan is de AVG van toepassing en kan een opdrachtgever een verwerkersovereenkomst vragen zoals bedoeld in artikel 28 AVG.

Vragen over de mensen achter de spuit

Moet ik vastleggen wie er gespoten heeft?

Doe dat altijd, ook als jij de enige bent die spuit. Zodra er een tweede persoon of een uitzendkracht meedraait, is de naam van de toepasser het enige dat een registratie aan een bewijs van vakbekwaamheid koppelt.

Zet de naam van de persoon in de registratie en niet de bedrijfsnaam. Een bedrijf heeft geen vakbekwaamheid, een persoon wel.

Ik huur in het voorjaar een zelfstandige spuiter in. Waar let ik op?

Op twee dingen die los van elkaar staan. Ten eerste de registratie: leg vast dat hij de toepasser was en zorg dat hij over een eigen bewijs van vakbekwaamheid beschikt.

Ten tweede de arbeidsrelatie. De Belastingdienst handhaaft sinds 1 januari 2025 weer volledig op schijnzelfstandigheid; het handhavingsmoratorium is per die datum opgeheven. Of er sprake is van een arbeidsovereenkomst wordt getoetst aan artikel 7:610 BW: arbeid, loon en gezag.

De Hoge Raad gaf in het Deliveroo-arrest van 24 maart 2023 gezichtspunten voor die beoordeling, waaronder de inbedding in de organisatie, het ondernemersrisico en of de werkende zich in het economisch verkeer als ondernemer gedraagt. Wie vooraf zekerheid wil over de loonheffingen, kan werken met een modelovereenkomst van de Belastingdienst.

Vragen over bewaren en aanleveren

Hoe lang moet ik mijn registraties bewaren?

Voor je administratie geldt een bewaarplicht van zeven jaar. Dat je de teler een overzicht hebt gestuurd, betekent dus niet dat jouw eigen exemplaar weg kan.

Maak per seizoen een export naar een bestand dat je zelf beheert en berg dat op naast je overige administratie. Zo ben je niet afhankelijk van een systeem of een abonnement dat over vijf jaar misschien anders heet.

Wat vraagt de NVWA aan mij als loonspuiter?

In de kern hetzelfde als aan een teler: de administratie van je toepassingen en het bewijs van vakbekwaamheid van degene die gespoten heeft. Het verschil is dat jouw administratie over meer bedrijven loopt en dus sneller onoverzichtelijk wordt.

De checklist voor je spuitboek voordat de NVWA langskomt is ook bruikbaar voor loonwerk, mits je hem per opdrachtgever doorloopt in plaats van in een keer.

De teler vraagt om een overzicht van drie jaar terug. Kan dat?

Als je registraties op perceelniveau staan en per opdrachtgever gescheiden zijn, is dat een kwestie van een selectie maken. Staat alles op werkbonnen in een ordner, dan is het uitzoekwerk.

Het verschil tussen die twee situaties is precies waarom loonspuiters als eerste van papier af stappen.

Vragen over facturen en afspraken

Kan ik registratie en facturatie in een keer rond hebben?

Dat is de winst die er te halen valt. De gegevens die je voor de registratie vastlegt, zijn grotendeels dezelfde als die je voor de werkbon nodig hebt: opdrachtgever, perceel, oppervlakte, datum en wat er gedaan is.

Leg je dat een keer vast, dan rolt de werkbon eruit en heb je tegelijk je logboek bij. Wat je niet wilt, is de bespuiting eerst op een briefje, dan in een facturatiesysteem en tot slot nog eens in een logboek.

Welke betaaltermijn spreek ik af?

De wettelijke betaaltermijn is standaard 30 dagen. Tussen bedrijven mag maximaal 60 dagen worden afgesproken. Grote ondernemingen mogen bij mkb-leveranciers sinds 1 juli 2022 maximaal 30 dagen hanteren.

Blijft betaling uit, dan volgen buitengerechtelijke incassokosten de staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, met een minimum van 40 euro.

Wat spreek ik met een nieuwe opdrachtgever af over de registratie?

• Wie levert het middel, en wie noteert het toelatingsnummer.
• Welke perceelnamen gelden, en of jullie die van de teler aanhouden.
• Wanneer hij zijn overzicht krijgt: per werkdag, per week of per seizoen.
• In welke vorm hij het krijgt, zodat hij het in zijn eigen administratie kan opnemen.
• Wie het aanspreekpunt is bij een controle op zijn percelen.

Vijf afspraken die je in een gesprek van tien minuten maakt en die een seizoen lang gedoe schelen.

Vragen over overstappen

Ik werk nu met bonboekjes. Waar begin ik?

Bij de lijst opdrachtgevers en hun percelen, en pas daarna bij het invullen. Het stappenplan voor de overstap van papieren spuitkaarten naar een digitaal logboek houdt dezelfde volgorde aan, met de opdrachtgever als extra laag erboven.

Wat kost het?

Voor loonwerk met meerdere opdrachtgevers is het pakket Loonwerk bedoeld, voor 79 euro per maand exclusief 21 procent btw. Of dat zich terugverdient, hangt af van het aantal opdrachtgevers en van de tijd die je nu kwijt bent aan overzichten maken.

Wie de aanpak achter deze antwoorden wil kennen, vindt die op de pagina over Jimenez Julien.

Conclusie: een administratie per opdrachtgever, een routine voor jezelf

Loonspuiten betekent registreren voor meerdere bedrijven tegelijk, met jouw naam onder elke toepassing. Wie de opdrachtgever als bovenste laag neemt, per perceel vastlegt en elke week een overzicht uitlevert, houdt zijn eigen administratie compleet en die van zijn telers ook.

Met het loonwerkpakket van Spuitlogboek leg je een bespuiting een keer vast en haal je er per opdrachtgever een eigen export uit. Leg je situatie voor via het contactformulier, met het aantal opdrachtgevers en de manier waarop je nu werkt, en je krijgt binnen twee werkdagen persoonlijk antwoord.