Waar moet je op letten als de NVWA je spuitboek komt controleren?

Een controle op je spuitadministratie komt zelden aangekondigd op een moment dat het uitkomt. Toch is het grootste deel van de voorbereiding werk dat je maanden eerder al gedaan hebt of juist niet. Deze checklist loopt je registraties, je mensen en je bewaring langs, zodat je weet waar je staat voordat iemand ernaar vraagt.

De NVWA houdt toezicht op het professionele gebruik van gewasbeschermingsmiddelen. Een gesprek daarover gaat niet over je vakmanschap en niet over de grote lijn van je bedrijf. Het gaat over een perceel, een datum en een middel, en over de vraag of jij kunt laten zien wat daar gebeurd is.

Dat is goed nieuws, want zo'n vraag is te oefenen. Loop de checklist hieronder een keer buiten het seizoen door en je weet precies welke gaten je nog te dichten hebt.

Wat er tijdens een controle feitelijk gebeurt

De kern van het gesprek is een steekproef. Er wordt een perceel gekozen en een periode, en daar hoort een registratie bij te staan met onder meer perceel, middel, dosering en datum. Vervolgens wordt er doorgevraagd: wie heeft er gespoten, onder welke omstandigheden, met welke machine.

Wat je administratie moet kunnen, is dus niet "compleet zijn" in het abstracte, maar een concrete vraag beantwoorden zonder zoeken. Onderstaande tabel laat zien welke vragen terugkomen en waar het antwoord vandaan hoort te komen.

De vraag	Waar het antwoord staat
Wat is er op dit perceel toegepast?	De registraties van dat perceel, op datum gesorteerd
Welk middel en welke dosering?	Het middelveld met toelatingsnummer en de dosering per hectare
Wanneer precies?	Datum en tijdstip van de registratie
Wie heeft er gespoten?	Het veld toepasser, met het bewijs van vakbekwaamheid van die persoon
Onder welke omstandigheden?	Windrichting, windkracht, temperatuur en tijdstip
Waarmee is er gespoten?	Machine, doptype en spuitvolume per hectare
Kun je dat laten zien over meerdere jaren?	Je archief of export per seizoen

Checklist 1: de registraties zelf

Begin bij de inhoud. Pak drie willekeurige registraties uit het lopende seizoen en drie uit vorig seizoen, en loop deze punten langs.

• Staat er een perceelnaam die iemand van buiten het bedrijf kan koppelen aan een stuk grond?
• Staat de oppervlakte erbij, en klopt die met de behandelde oppervlakte als je het perceel maar deels hebt gedaan?
• Staat het middel met toelatingsnummer, niet alleen een afkorting of een bijnaam?
• Is bij een tankmengsel elk middel apart genoteerd, met een eigen dosering?
• Is de dosering per hectare vastgelegd in de eenheid van het etiket?
• Staat de datum van de bespuiting er, en niet de datum waarop je hebt ingevuld?
• Is het gewas van dat seizoen bij het perceel vastgelegd?
• Zijn de omstandigheden ingevuld op het moment van spuiten?

Vind je bij zes registraties al twee gaten, dan is het geen incident maar een patroon. De fouten die bij een audit steeds weer opvallen laten zien welke patronen het vaakst voorkomen en waar ze vandaan komen.

Checklist 2: de mensen achter de bespuitingen

Registraties zonder naam zijn lastig te verdedigen. Wie gewasbeschermingsmiddelen professioneel toepast, moet een bewijs van vakbekwaamheid hebben, en die eis geldt per persoon, niet per bedrijf.

• Staat bij elke registratie de werkelijke toepasser, in plaats van standaard de bedrijfsnaam?
• Heeft iedereen die dit seizoen gespoten heeft een geldig bewijs van vakbekwaamheid?
• Ligt van al die mensen een kopie of registratienummer bij je administratie?
• Weet een invaller of meewerkend gezinslid hoe hij een bespuiting moet vastleggen?
• Is er iemand op het bedrijf die de registraties kan tonen als jij er niet bent?

Bij loonwerk op je percelen

Laat je spuiten door een loonspuiter, dan blijft de vraag naar wat er op jouw perceel gebeurd is bij jou terechtkomen. Maak daarom vooraf afspraken over de vorm waarin je zijn registraties krijgt en over het moment waarop dat gebeurt. Een werkbon met alleen uren en oppervlakte is geen spuitregistratie.

Checklist 3: de schuur en de machine

Een controle blijft zelden bij de papieren. Wat in de kast staat en wat in het logboek staat, hoort met elkaar in overeenstemming te zijn.

• Zijn de middelen in je bewaarplaats terug te vinden in je administratie, en andersom?
• Kloppen de etiketten en toelatingsnummers met de namen die je in je logboek gebruikt?
• Staat vast met welke spuit en welk doptype je hebt gewerkt, per bespuiting?
• Zijn de papieren rond je machine, zoals een keuringsbewijs als je dat hebt, bij de rest van je administratie te vinden?
• Kun je laten zien hoe je aan de gebruikte hoeveelheden komt, dus dosering maal oppervlakte?

Dat laatste punt is de stille test. Als dosering per hectare en behandelde oppervlakte samen niet uitkomen op wat er is aangemaakt, roept dat vragen op die je liever zelf al beantwoord had.

Checklist 4: bewaren en terugvinden

Voor je administratie geldt een bewaarplicht van zeven jaar. Voor gegevens over onroerende zaken is dat tien jaar. Een controle richt zich meestal op recente seizoenen, maar je moet ook oudere jaren kunnen tonen.

1. Bepaal waar de registraties van elk afgesloten seizoen staan en of je erbij kunt zonder hulp.
2. Maak per seizoen een export als bestand en bewaar die ook los van het systeem waarin je registreert.
3. Controleer of perceelnamen over de jaren heen consistent zijn, of leg vast wanneer een naam is gewijzigd.
4. Test een keer of je binnen een paar minuten alle bespuitingen van een willekeurig perceel over een willekeurig jaar op tafel krijgt.
5. Zorg dat de naamgeving van je percelen aansluit bij de opgave die je in het voorjaar bij RVO doet.

De laatste controle voordat iemand langskomt

Word je gebeld voor een afspraak, loop dan deze korte ronde. Het meeste hiervan kost een halfuur.

• Sluit alle registraties die nog openstaan; een half ingevulde regel valt direct op.
• Maak een export van het lopende seizoen en van het voorgaande seizoen.
• Leg de bewijzen van vakbekwaamheid van je toepassers klaar.
• Loop je perceellijst na op namen die dit jaar zijn veranderd of samengevoegd.
• Kijk of er bespuitingen zijn die je uit je hoofd nog kunt aanvullen, en doe dat met een aantekening dat het achteraf is ingevuld.

Dat laatste is belangrijk: vul nooit met terugwerkende kracht in alsof het op het moment zelf gebeurd is. Een eerlijke aanvulling met vermelding van de datum waarop je hem hebt gemaakt, is verdedigbaar. Een gladgestreken administratie die te mooi is om waar te zijn, is dat niet.

Wat je doet als er iets ontbreekt

Ontbrekende registraties zijn vervelend en niet het einde van de wereld. Wat helpt, is laten zien dat je het probleem kent en hebt aangepakt.

Een gat in je administratie erkennen en meteen laten zien hoe je het voortaan voorkomt, is sterker dan doen alsof het gat er niet is.

Zet in dat geval de werkwijze om: van invullen achteraf naar registreren op het moment van de bespuiting. Welke velden er dan precies moeten staan, is uitgewerkt in het artikel over wat de administratieplicht gewasbescherming van je vraagt. Hoe zo'n routine over een heel seizoen loopt, laat het geschetste spuitseizoen in de fruitteelt zien, van de eerste voorjaarsbespuiting tot de audit in het najaar.

Wie deze software heeft gebouwd en waarom, staat op de pagina waar Jimenez Julien zijn werkwijze toelicht.

Conclusie: een controle is een steekproef, geen examen

Je wordt niet beoordeeld op hoe mooi je administratie eruitziet, maar op de vraag of een willekeurige bespuiting terug te vinden is met perceel, middel, dosering en datum, met de mensen en de omstandigheden erbij. Wie dat gedurende het seizoen bijhoudt, hoeft voor een controle vrijwel niets voor te bereiden.

Daar is het spuitlogboek van Spuitlogboek op ingericht: vaste velden, een controle die voorkomt dat een registratie half blijft staan, en een export per perceel of per seizoen die je zo kunt tonen. Wil je je eigen administratie een keer samen doornemen, gebruik dan het contactformulier. Je krijgt binnen twee werkdagen persoonlijk antwoord.