Welke fouten in de spuitregistratie vallen bij een audit steeds weer op?

Bij een audit gaat het zelden mis op de bespuiting zelf, maar bijna altijd op de regel die erover gaat. Steeds weer zijn het dezelfde tien slordigheden die opvallen, en ze zijn stuk voor stuk te voorkomen met een andere gewoonte in het veld. Dit artikel zet ze op een rij, met de reden waarom ze opvallen en wat je eraan doet.

Wie een aantal spuitadministraties naast elkaar legt, ziet een patroon. De registraties zijn er wel, ze zijn vaak zelfs compleet in aantal, maar ze zijn niet navolgbaar. Een auditor kan niet reconstrueren wat er op welk stuk grond is gebeurd, en dan is het gesprek niet meer over de teelt maar over de administratie.

Dat is jammer, want de meeste fouten zijn geen nalatigheid. Ze ontstaan doordat de registratie wordt gemaakt door iemand die precies weet wat hij bedoelt, en gelezen wordt door iemand die dat niet weet.

Waarom een auditor anders naar je logboek kijkt dan jij

Jij leest je logboek met het seizoen in je hoofd. Je weet dat de kop van het perceel achter de schuur natter is, dat er halverwege mei een week wind stond en dat de tweede spuitgang met de nieuwe doppen ging. Niets daarvan staat op papier, en dat hoeft ook niet, zolang de regels zelf maar op zichzelf te lezen zijn.

Een auditor of een controleur leest de regels wel op zichzelf. Hij pakt een steekproef, meestal een handvol bespuitingen verspreid over het seizoen, en probeert per regel drie vragen te beantwoorden: waar is dit gebeurd, waarmee, en klopt het met wat er verder in de administratie staat. Wie gewasbeschermingsmiddelen professioneel toepast, houdt immers een administratie bij van de toepassingen, met onder meer het perceel, het middel, de dosering en de datum, en de NVWA houdt daar toezicht op.

Kan hij die drie vragen niet beantwoorden zonder jouw uitleg, dan is de registratie in zijn ogen onvolledig. Ook als jij het antwoord meteen kunt geven.

Fouten in de perceelgegevens

Een perceelnaam die alleen op het erf bekend is

Namen als achter de schuur, bij de sloot of het stuk van Van Dijk werken uitstekend aan de keukentafel. In een logboek zijn ze een probleem, omdat ze niet aan een plek op de kaart vastzitten. Zodra een tweede persoon registreert, of zodra het perceel na een paar jaar van vorm verandert, gaat de naam schuiven.

De oplossing is niet dat je die namen afschaft. Je koppelt ze aan een vaste perceelaanduiding met oppervlakte en gewas, zodat de naam die iedereen gebruikt en de aanduiding die klopt met je opgave dezelfde regel delen.

Percelen die na een ruil of splitsing hun oude naam houden

Grond wisselt van gebruiker, percelen worden gedeeld met een buurman, een kavel wordt in tweeen gespoten omdat er twee gewassen staan. In de administratie blijft dan vaak een naam staan die er niet meer bij past. Bij een audit valt dat op zodra de opgegeven oppervlakte niet meer overeenkomt met de gespoten oppervlakte.

Een oppervlakte die niet past bij de gebruikte hoeveelheid

Dit is de rekenkundige controle die vrijwel elke auditor uitvoert: dosering per hectare, maal het aantal hectares, is dat de hoeveelheid die je uit het vat hebt gehaald. Klopt dat niet, dan is er iets aan de hand met de oppervlakte, met de dosering of met de vraag of het hele perceel wel behandeld is.

Fouten in het middel en de dosering

Middelen die onder een eigen bijnaam staan

Op het bedrijf heet een middel al jaren naar zijn kleur, zijn verpakking of zijn werking. In het logboek moet de handelsnaam staan die op het etiket staat, met het toelatingsnummer erbij. Zonder dat nummer kan niemand vaststellen welk middel er precies is gebruikt, en dat is nu net het punt van de registratie.

Dosering per tank in plaats van per hectare

Achter de spuit denk je in tanks: zoveel liter water, zoveel middel erin. In het logboek hoort de dosering per hectare, want dat is de eenheid waarin het etiket en de toelating spreken. Wie per tank noteert, dwingt iedere lezer om terug te rekenen, en die terugrekening gaat mis zodra het perceel niet precies op een tank uitkomt.

Een tankmengsel dat als een enkele regel is weggeschreven

Twee of drie middelen samen in de tank, en in het logboek een regel met de naam van het belangrijkste middel. Bij een audit is dat een gat, want de andere middelen zijn nergens vastgelegd. Elk middel hoort een eigen regel te krijgen, met een eigen dosering, ook al is de bespuiting in een gang uitgevoerd.

Een dosering die het hele seizoen exact hetzelfde is

Een kolom met steeds dezelfde waarde valt op, zeker als de omstandigheden en het gewasstadium verschilden. Meestal is die kolom niet ingevuld maar doorgekopieerd. Dat is geen overtreding op zich, maar het maakt de hele administratie minder geloofwaardig, en dat kleurt de rest van het gesprek.

Fouten rond de mensen en het moment

De bedrijfsnaam in plaats van de toepasser

In heel veel logboeken staat bij toepasser de naam van het bedrijf. Bij een enkelmansbedrijf valt dat nog te volgen, maar zodra er een zoon, een medewerker of een invaller meespuit, is niet meer te zien wie er achter de spuit zat. Het bewijs van vakbekwaamheid is persoonlijk en blijft verplicht voor iedereen die professioneel gewasbeschermingsmiddelen toepast, dus die naam wil je per regel kunnen laten zien.

Registraties die allemaal op hetzelfde moment zijn gemaakt

Een logboek waarin alle regels van april in de tweede week van november zijn ingevoerd, vertelt zijn eigen verhaal. Het is geen formele fout, maar het roept meteen de vraag op waar de gegevens dan vandaan kwamen. Registreren op de dag zelf voorkomt die vraag helemaal.

Omstandigheden die overal identiek zijn ingevuld

Wind, temperatuur en tijdstip staan in veel administraties als een vast blokje tekst in elke regel. Dat verraadt dat ze niet zijn waargenomen maar ingevuld. Juist deze velden onderbouwen dat je binnen de gebruiksvoorschriften hebt gewerkt, dus ze zijn de moeite van het echt noteren waard.

Fouten in het beheer van het bestand zelf

Naast de inhoud van de regels is er een tweede categorie die bij audits telkens terugkomt: het bestand waarin alles staat. Deze fouten zijn onzichtbaar tot het moment dat je iets moet aanleveren.

• Meerdere versies van hetzelfde overzicht, waarvan niemand nog weet welke de laatste is.
• Een seizoen dat alleen op de telefoon van een medewerker staat die inmiddels ergens anders werkt.
• Regels die zijn overschreven in plaats van gecorrigeerd, waardoor de oude waarde verdwenen is.
• Een bestand dat niet meer te openen is omdat het in een oud programma is gemaakt.
• Registraties van jaren terug die nergens meer te vinden zijn, terwijl voor je administratie een bewaarplicht van zeven jaar geldt.

Een correctie hoort een correctie te blijven: je past de regel aan en het is terug te zien dat dat gebeurd is. Wie een waarde stilletjes overschrijft, kan bij een vraag achteraf niet laten zien wat er eerst stond, en dat is precies het soort onduidelijkheid dat een audit oprekt.

De tien fouten in een overzicht

Wat er in het logboek staat	Waarom het opvalt	Wat je in plaats daarvan doet
Perceelnaam uit de gewoonte	Niet te koppelen aan een plek	Vaste perceelaanduiding met oppervlakte en gewas
Oude naam na ruil of splitsing	Oppervlakte klopt niet meer	Perceel opnieuw vastleggen bij wijziging
Oppervlakte past niet bij de hoeveelheid	De rekensom loopt niet rond	Dosering per hectare koppelen aan de oppervlakte
Middel onder een bijnaam	Middel niet te identificeren	Handelsnaam met toelatingsnummer uit een vaste lijst
Dosering per tank	Vereist terugrekenen door de lezer	Dosering per hectare noteren
Tankmengsel als een regel	Middelen ontbreken in de administratie	Elk middel een eigen regel met eigen dosering
Bedrijfsnaam als toepasser	Niet te zien wie heeft gespoten	De persoon noteren die de spuit bediende
Alles ingevoerd na het seizoen	Gegevens zijn gereconstrueerd	Registreren op de dag van de bespuiting
Identieke omstandigheden	Waarden zijn niet waargenomen	Wind, temperatuur en tijdstip per keer invullen
Losse versies en oude bestanden	Onduidelijk wat de administratie is	Een bron, met een export per seizoen

Hoe je de meeste fouten er in een avond uit haalt

Je hoeft niet het hele seizoen na te lopen om de grootste risico's weg te nemen. Een gerichte controle op vier punten levert het meeste op, en dat lukt op een regendag.

1. Loop de perceellijst na en controleer of elke naam bij een actuele oppervlakte en het gewas van dit jaar hoort.
2. Filter op regels zonder toelatingsnummer en vul die aan vanaf het etiket of de leverbon.
3. Zoek de bespuitingen met een tankmengsel op en splits ze alsnog in aparte regels per middel.
4. Controleer of bij elke regel een persoon als toepasser staat, en niet de bedrijfsnaam.

Wil je daarna nog een keer breder kijken, gebruik dan de checklist die je spuitadministratie langsloopt voordat de NVWA langskomt. En omdat vrijwel al deze fouten ontstaan doordat de registratie later wordt gemaakt, helpt het om te lezen hoe je een bespuiting vastlegt terwijl je nog in de cabine zit. Wie wil weten wat het herstelwerk aan avonden kost, vindt die afweging in het artikel over de tijd en het geld die spuitregistratie per hectare vraagt.

De keuzes achter deze manier van registreren komen ergens vandaan. Lees waarom Jimenez Julien software bouwt voor bedrijven met een registratieplicht.

Conclusie: fouten voorkom je in het veld, niet in november

Bijna elke fout die bij een audit opvalt, is terug te voeren op een registratie die te laat is gemaakt of op een lijst die nooit is vastgelegd. Vaste perceelnamen, middelen met hun toelatingsnummer, een dosering per hectare en de naam van de toepasser: met die vier op orde valt de rest vanzelf op zijn plek.

Dat is precies wat het spuitlogboek per perceel van Spuitlogboek afdwingt: je kiest uit je eigen lijsten, een regel sluit pas als de verplichte velden staan, en per seizoen haal je er een export uit die je kunt bewaren. Wil je nagaan hoe jouw huidige administratie ervoor staat, leg je vraag dan neer via het contactformulier. Je krijgt binnen twee werkdagen persoonlijk antwoord.