Kosten en budget
Hoeveel tijd en geld kost je spuitregistratie eigenlijk per hectare per seizoen?
Spuitregistratie staat op geen enkele factuur en toch kost ze geld, want ze wordt betaald in avonden. Wie de kosten per hectare per seizoen wil kennen, moet vier posten optellen die zelden bij elkaar staan: invultijd, herstelwerk, aanleveren en de prijs van het systeem. Dit artikel geeft je de rekenwijze en de vragen om je eigen getallen boven tafel te krijgen.
De meeste telers hebben nooit uitgerekend wat hun administratie kost. Dat is begrijpelijk, want de tijd zit verspreid over het jaar en komt uit uren die toch al niet betaald werden. Maar zodra je de vraag stelt of een abonnement de moeite waard is, heb je een vergelijking nodig, en die kan alleen met je eigen cijfers.
In dit artikel staan bewust geen bespaarde percentages of gemiddelden van andere bedrijven. Die zeggen niets over jouw percelen, jouw aantal bespuitingen en jouw manier van werken. Wat er wel staat, is een rekenblad dat je in een halfuur invult.
De vier posten waaruit de kosten bestaan
1. Invultijd op het moment zelf
De tijd tussen het afronden van de bespuiting en het moment dat de regel volledig is vastgelegd. Op papier is dat kort, mits het schrift binnen handbereik ligt. In een spreadsheet is het meestal langer, omdat de invoer verschuift naar een ander moment en een ander apparaat.
2. Herstel- en zoektijd
De post die het vaakst wordt vergeten en het meeste kost. Alles wat je moet uitzoeken omdat een regel niet compleet is: leverbonnen erbij pakken, een collega bellen, een etiket opzoeken, een perceelnaam terugrekenen. Deze tijd valt niet in de spuitperiode maar in de weken erna.
3. Aanleveren en overzichten maken
Elke keer dat een derde partij iets wil zien, kost dat werk: een certificerende instelling, een afnemer, je adviseur of een controleur. Bij papier en spreadsheets is dat telkens opnieuw kolommen klaarzetten en opschonen.
4. De prijs van het systeem
De enige post die wel op een factuur staat. Bij papier is dat vrijwel nul, bij een spreadsheet zit het in software die je toch al hebt, bij een digitaal logboek is het een abonnement per maand.
Waarom je per hectare rekent en niet per bespuiting
Per bespuiting rekenen lijkt logisch, maar het vertekent. Een klein perceel kost bijna evenveel invultijd als een groot, terwijl de opbrengst per hectare verschilt. Bovendien is het aantal bespuitingen per seizoen sterk afhankelijk van gewas en jaar: in de fruitteelt ligt het aantal spuitgangen structureel hoger dan in veel akkerbouwteelten.
Per hectare per seizoen brengt alles op een noemer die je toch al gebruikt voor zaaizaad, meststof en middelen. Zo wordt administratie een post naast de andere en niet iets ongrijpbaars.
Het rekenblad voor je eigen bedrijf
Vul de rechterkolom in met je eigen getallen. Voor de tijdposten schat je in minuten, voor het uurtarief neem je wat een uur van jou of van je medewerker waard is op het bedrijf.
| Regel | Wat je invult |
|---|---|
| A. Aantal hectares in gebruik | Je eigen areaal dit seizoen |
| B. Aantal bespuitingen per seizoen | Tel de regels van vorig jaar |
| C. Minuten invullen per bespuiting | Klok het een week lang eerlijk |
| D. Uren herstel- en zoekwerk per seizoen | Denk aan de avonden na het seizoen |
| E. Uren aan overzichten voor derden | Per audit, afnemer of adviseur |
| F. Uurtarief dat je aanhoudt | Wat een werkuur op je bedrijf waard is |
| G. Kosten van het systeem per jaar | Abonnement maal twaalf, of nul bij papier |
De som is daarna eenvoudig. Tel de totale tijd op: B maal C gedeeld door zestig, plus D, plus E. Dat zijn je administratie-uren per seizoen. Vermenigvuldig met F voor de kosten in geld, tel G erbij op en deel door A. Wat eruit komt, zijn je kosten per hectare per seizoen.
Doe die berekening twee keer: een keer voor je huidige manier van werken en een keer voor de situatie die je overweegt. Alleen het verschil telt.
Wat een abonnement per hectare betekent
De prijs van een systeem laat zich makkelijk omrekenen. De pakketten van Spuitlogboek kosten 19, 39 en 79 euro per maand, exclusief 21 procent btw. Per jaar is dat 228, 468 en 948 euro. Deel dat bedrag door je aantal hectares en je hebt de systeemkosten per hectare.
| Pakket | Per maand | Per jaar | Voor wie |
|---|---|---|---|
| Perceel | 19 euro | 228 euro | Een persoon die spuit, overzichtelijk aantal percelen |
| Bedrijf | 39 euro | 468 euro | Meerdere mensen die spuiten en registreren |
| Loonwerk | 79 euro | 948 euro | Werk voor meerdere opdrachtgevers |
Bedragen zijn exclusief btw, en btw is voor de meeste bedrijven een doorlopende post en geen kostenpost. Wat overblijft, is een vast jaarbedrag dat je tegen de uren uit je rekenblad afzet.
De posten die niet op een factuur staan
Naast tijd en abonnement lopen er kosten mee die zich pas later laten voelen. Ze zijn lastig in euro's te vangen, maar ze horen wel in de afweging.
- Dubbel werk. Een bespuiting die eerst op een kaart komt, daarna in een spreadsheet en ten slotte in een overzicht voor een afnemer, is drie keer overgeschreven.
- Herstelwerk na een audit. Een tekortkoming in de administratie kost vrijwel altijd een hersteltraject, met een tweede afspraak en nieuw uitzoekwerk.
- Kennis die aan een persoon hangt. Als een seizoen alleen te reconstrueren is door degene die gespoten heeft, ben je kwetsbaar bij ziekte of vertrek.
- Bewaren over de jaren. Voor je administratie geldt een bewaarplicht van zeven jaar. Bestanden die niet meer te openen zijn of schriften die zoek raken, kosten alsnog uren.
- Planning van volgend jaar. Een administratie waarin je niet kunt zoeken, levert ook geen bruikbaar overzicht op van wat je vorig seizoen op welk perceel hebt gedaan.
Wanneer een abonnement zich terugverdient
Zet de twee uitkomsten uit je rekenblad naast elkaar. Het abonnement verdient zich terug op het moment dat het aantal bespaarde uren maal je uurtarief hoger uitkomt dan het jaarbedrag. Meestal zit die winst niet in de invultijd per bespuiting, want die is bij papier ook kort, maar in de posten D en E: het herstelwerk en het aanleveren.
Drie situaties waarin het verschil doorgaans het grootst is:
- Er registreren meerdere mensen, waardoor de administratie zonder vaste lijsten uiteenloopt en het opschonen elk jaar terugkomt.
- Je levert meer dan een keer per jaar overzichten aan derden, bijvoorbeeld voor certificering en voor een afnemer.
- Je herkent jezelf in het reconstrueren achteraf, met leverbonnen en herinneringen als bron.
Is geen daarvan het geval, dan is de eerlijke conclusie dat de winst klein is. Een goed bijgehouden schrift op een eenmansbedrijf is geen probleem dat om een oplossing vraagt.
Waar je op let als je aanbieders vergelijkt
Prijzen van registratiesoftware zijn niet altijd goed te vergelijken. Loop deze punten na voordat je een bedrag naast een ander bedrag legt.
- Is het bedrag per maand of per jaar, en inclusief of exclusief btw?
- Betaal je per gebruiker, per bedrijf of per hectare, en wat gebeurt er als je areaal groeit?
- Zitten exports in de prijs, of kost het extra om je eigen gegevens eruit te halen?
- Wat is de opzegtermijn, en kun je na afloop nog bij je registraties?
- Krijg je een verwerkersovereenkomst zoals bedoeld in artikel 28 AVG als je die nodig hebt?
- Kun je in het veld invullen zonder bereik, of is een verbinding voorwaarde?
Die laatste twee lijken juridisch en technisch detail, maar ze bepalen of het systeem in de praktijk gebruikt wordt en of je er zonder gedoe weer uit komt.
Van rekenblad naar keuze
Heb je de twee sommen gemaakt, dan is de vervolgvraag welke vorm bij je bedrijf past. De vergelijking van spuitschrift, spreadsheet en een digitaal logboek loopt de criteria langs die daarbij tellen. Kies je voor digitaal, dan houdt het stappenplan voor de overstap naar een digitaal logboek het werk klein. En wie wil weten waar het herstelwerk uit post D vandaan komt, vindt de oorzaken in het overzicht van fouten in de spuitregistratie die bij een audit terugkomen.
Wil je weten wie er achter deze rekenwijze zit en hoe die tot stand kwam, lees dan de pagina over Jimenez Julien.
Conclusie: reken met je eigen uren, niet met beloftes
Spuitregistratie kost altijd geld. De vraag is alleen of je het betaalt in avonduren of in een vast bedrag per maand. Met areaal, aantal bespuitingen, invultijd, herstelwerk en uurtarief heb je binnen een halfuur een eerlijk beeld van je kosten per hectare per seizoen, en daarmee een basis om te kiezen.
Valt de som uit richting een systeem, dan is het perceelgerichte logboek van Spuitlogboek een van de opties, vanaf 19 euro per maand exclusief btw. Wil je die berekening samen doorlopen met de cijfers van je eigen bedrijf, stel je vraag dan via het contactformulier. Je krijgt binnen twee werkdagen persoonlijk antwoord, en als het niets oplevert, zeggen we dat ook.
